Chúng ta nghe nói quá nhiều về Cách mạng Công nghệ 4.0 và ảnh hưởng của nó đối với doanh nghiệp, nhưng ít có tài liệu hướng dẫn cụ thể doanh nghiệp nên làm gì để không bỏ lỡ, không nằm ngoài giai đoạn phát triển quan trọng này. Cách mạng Công nghệ 4.0 bao gồm việc ứng dụng những công nghệ tiến bộ quan trọng gần đây trong phần mềm quản lý, kinh doanh như Dữ liệu lớn (Big Data), Internet Vạn vật (Internet of Things – IoT), Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI).
Chuyển đổi số là gì?
Một cách lý tưởng, nếu không phải là doanh nghiệp sinh ra đã có sản phẩm, dịch vụ “số hóa”, doanh nghiệp cần hướng tới chuyển đổi số và sớm thực hiện việc này để có được lợi thế cạnh tranh, hoặc ít nhất không bị tụt hậu so với các doanh nghiệp cạnh tranh, cũng như các đối thủ cạnh tranh “công nghệ”, như Grab, AirBnB…
Chuyển đối số nói đến việc doanh nghiệp số hóa các sản phẩm, dịch vụ của mình, hoặc ít nhất cũng số hóa cách thức cung cấp dịch vụ, quy trình dịch vụ bằng việc áp dụng công nghệ, để tăng tốc độ, hiệu quả cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Các ngân hàng ứng dụng công nghệ để cung cấp dịch vụ đến khách hàng thông qua hệ thống Internet Banking, Mobile Banking giúp khách hàng có thể thực hiện hầu hết giao dịch mà không cần đến chi nhánh hay phòng giao dịch, đồng thời tối đa hóa hàm lượng “tự phục vụ” của khách hàng, qua đó tiết kiệm cả thời gian và chi phí của ngân hàng và khách hàng. Các doanh nghiệp như Uber, Grab hệ thống nền tảng công nghệ để phục vụ khách hàng đồng thời thu thập thông tin về khách hàng, từ đó cá thể hóa dịch vụ hoặc dịch vụ giá trị gia tăng cho khách hàng (ví dụ mã giảm giá)…
Liệu doanh nghiệp đã sẵn sàng?
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng ngay cho việc chuyển đổi số, do tính chất của sản phẩm, dịch vụ mà họ đang cung cấp. Nhiều doanh nghiệp thậm chí còn chưa hề sử dụng bất cứ phần mềm quản lý nào, ngoài phần mềm kế toán. Song song với chuyển đổi số, việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là cho các quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp, như quy trình bán hàng, quy trình sản xuất (đối với doanh nghiệp sản xuất) hay quy trình quản lý dự án (đối với doanh nghiệp kinh doanh theo dự án). Nếu doanh nghiệp của bạn đang ở trong trạng thái như vậy, triển khai sớm phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp sớm chuẩn hóa quy trình và số hóa công tác quản lý của mình, giảm chi phí và tăng tốc độ cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Ngoài ra, một số doanh nghiệp dù đã ý thức được sự cần thiết phải số hóa được các quá trình thực hiện và quản lý nghiệp vụ, những các công ty vẫn chưa triển khai được phần mềm quản lý là do chưa chuẩn hóa được dòng chảy công việc, đồng bộ được các dữ liệu và thông tin chung của các mảng hoạt động khác nhau. Việc chuẩn hóa này đòi hỏi thời gian và nỗ lực của lãnh đạo công ty, của các trưởng bộ phận và sự hợp tác của họ để cùng điều chỉnh sao cho khớp được nhu cầu của mọi chức năng – vốn rất đa dạng và được diễn đạt dưới nhiều ngôn ngữ khác nhau.
BA dù có giỏi đến đâu mà không có được sự hợp tác nêu trên cũng không thể giúp doanh nghiệp xây dựng phần mềm quản lý phù hợp và hiệu quả.
Phương thức triển khai phần mềm quản lý
Có nhiều phương thức để doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp vào công tác quản lý.
Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) có tên tuổi
Các doanh nghiệp lớn, có quy trình sản xuất, kinh doanh có độ trưởng thành cao, có thể lựa chọn đầu tư phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) của các nhà cung cấp lớn như SAP. Đây là một giải pháp lý tưởng đối với các doanh nghiệp lớn, có quy trình sản xuất có độ trưởng thành cao, và tiến tới chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, đây cũng là giải pháp đắt đỏ, tốn thời gian và có rủi ro triển khai lớn nếu không chọn được tư vấn tốt và không có đội ngũ nhân sự đối ứng có năng lực và quyết tâm triển khai.
Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) với NCC trong nước
Một phương án khác của việc đầu tư phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể là mua các giải pháp của các nhà cung cấp ít tên tuổi hơi (như các công ty phần mềm trong nước). Giải pháp này đỡ tốn kém hơn. Tuy nhiên cần lưu ý khâu lựa chọn và triển khai để đảm bảo lựa chọn được NCC phù hợp, phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể (ERP) từ lõi phù hợp với quy trình kinh doanh chính của doanh nghiệp (sản xuất, phân phối hay bán hàng,..) và có đội ngũ tư vấn/triển khai có năng lực và kinh nghiệm. Một điểm khác cần lưu ý là khả năng phân tích nghiệp vụ của đội ngũ BA để giúp doanh nghiệp tùy biến phần mềm quản lý cho phù hợp.
Thuê NCC phát triển phần mềm quản lý
Nếu doanh nghiệp đủ nguồn lực và có tính đặc thù cao, có thể lựa chọn phương án thuê công ty phần mềm phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp theo nhu cầu của mình. Phương án này thường mất thời gian phát triển, và có rủi ro thất bại cao nếu công ty phần mềm không đủ kinh nghiệp, thiếu BA có trình độ cũng như không phân tích hết được các tình huống/biến thể trong kinh doanh. Việc nâng cấp, mở rộng sẽ khó khăn do không chia sẻ được chi phí.
Thuê NCC phát triển riêng module lõi và tích hợp vào phần mềm có sẵn
Doanh nghiệp có thể thuê công ty phần mềm phát triển module lõi (nếu có nhiều yếu tố đặc thù), sau đó tích hợp vào một phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể tiêu chuẩn. Trường hợp này vẫn đảm bảo được tính đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng tiết kiệm được thời gian xây dựng các module phổ biến như nhân sự, kế toán. Module lõi của trong hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng là tiền đề để doanh nghiệp thực hiện việc số hóa sản phẩm/dịch vụ hoặc quy trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng.
Thuê phần mềm dạng dịch vụ (SaaS)
Doanh nghiệp nhỏ, ngân sách hạn chế hoặc/và “chưa từng trải”, có thể chọn phương án thuê phần mềm quản lý của các nhà cung cấp (SaaS), hay còn gọi là thuê phần mềm để triển khai, sử dụng ngay. Phương án này không tốn chi phí đầu tư ban đầu và tiết kiệm thời gian triển khai, đồng thời luôn được cập nhật tính năng mới của phần mềm quản lý thuê ngoài. Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý thuê ngoài này, theo thời gian doanh nghiệp sẽ phát hiện ra/hiểu rõ hơn nhu cầu sử dụng của mình. Nếu đến lúc đó, phần mềm quản lý thuê ngoài không đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp nữa, doanh nghiệp có thể đầu tư phần mềm quản lý mới, khi đã có đủ trải nghiệm và hiểu rõ hơn yêu cầu nghiệp vụ của mình. Hiện nay, các nhà cung cấp phần mềm dạng dịch vụ ngày càng phổ biến ở Việt nam, như MISA, Base hay OOC.
Bắt đầu hôm nay hay đứng ngoài cuộc
Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể là một thách thức thực sự đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có ý thức triển khai phần mềm quản lý sớm, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều hơn các vấn đề quản lý và đánh mất cơ hội kinh doanh khi không khai thác được khối lượng dữ liệu khách hàng ngày càng lớn hơn.