TRIỂN KHAI PHẦN MỀM VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ

Nếu làm việc với đơn vị cung cấp phần mềm khó khăn 1 thì khó khăn trong triển khai lớn gấp 3-4 lần. 

Triển khai cuốn chiếu các cấu phần

Hệ thống phần mềm gồm nhiều cấu phần và không thể đợi triển khai đồng bộ từng cấu phần mà phải thực hiện theo hướng cuốn chiếu, cấu phần nào xong trước thì số liệu vào trước. Để làm được điều này, phải quyết định cấu phần nào đi trước, cấu phần nào đi sau. Có một nghịch lý là phần số liệu sau cùng (báo cáo kế toán) lại luôn là phần yêu cầu chuẩn chỉnh trước và có sẵn hệ thống phần mềm kế toán đang sử dụng. Một quyết định được đưa ra là đến khi các hệ thống phần mềm khác được triển khai đồng bộ, trách nhiệm nhập liệu cần được giải thoát khỏi phần mềm kế toán để chuyển lại cho các bộ phận khác – đầu mối phát sinh số liệu như kinh doanh, tư vấn… Với quyết định triển khai CRM – điểm đầu trong dòng số liệu, sau đó đến PM, rồi đến HRM và BC là hợp lý để đảm bảo khi những cấu phần sau đi vào hoạt động thì toàn bộ số liệu phát sinh từ cấu phần trước đã chuẩn chỉnh, tránh việc nhập liệu nhiều lần – vừa giảm sai sót, vừa giảm thời gian nhập liệu.

Khoanh vùng dữ liệu khi triển khai

Khi triển khai đưa phần mềm vào quản lý, hay nói cách khác đưa dữ liệu vào phần mềm, có một thách thức khác là tính đứt đoạn hay trọn vẹn của dữ liệu. Đối với một doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án, thời gian triển khai dự án có thể kéo dài qua các kỳ kế toán khác nhau. Vì vậy việc khoanh vùng dữ liệu – quyết định mỗi loại dữ liệu sẽ được nhập và sử dụng từ kỳ nào là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, đồng thời giảm thiểu việc sử dụng đồng thời 2 hệ thống: hệ thống phần mềm mới và hệ thống quản lý cũ trên các file excel. 

Chạy thử và kiểm tra báo cáo

Chạy thử và kiểm tra các báo cáo và so sánh với các báo cáo thực tế đang sử dụng là một khâu quan trọng để đảm bảo dữ liệu trên báo cáo – được sinh ra từ dữ liệu gốc và hệ thống công thức phản ánh đúng thực tế và được tính toán, tổng hợp chính xác. Điều này khá vất và và đòi hỏi làm việc thường xuyên với đối tác phần mềm để đối chiếu do bản thân nhóm dự án không thể nhìn được các công thức tính toán trong phần mềm – như đối với Excel.

Vấn đề nhập liệu

Đối tượng nhập liệu lớn nhất là tư vấn luôn quá bận và có phần amateur, không thèm nhập số liệu chấm công của mình, trả số liệu chấm công muộn, khiến các bộ phận xử lý thông tin phía sau luôn phải đuổi theo. Mất 1 năm để đưa việc chấm công vào khuôn khổ, tháng nào hết tháng đấy và loại trừ tình trạng đuổi theo số liệu như khi còn sử dụng các hệ thống trên Excel. Các tính năng khóa số liệu “nghiêm khắc hơn” trên phần mềm cũng góp phần đáng kể vào vấn đề này. Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS của OOC sau này cũng ưu tiên xử lý tốt vấn đề giảm thiểu thao tác nhập liệu để mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Dữ liệu và cảm xúc

Việc triển khai trên số liệu thực tế, tuy vậy, có lợi thế là mang lại nhiều cảm xúc cho đội ngũ cán bộ điều hành và quản lý, từ đó tạo động lực cho việc chạy thử và phản hồi để tiếp tục hoàn thiện. Thực sự thì trở ngại tâm lý lớn nhất đối với tác giả, cũng là chủ dự án này, và nhiều đồng nghiệp là khi bắt đầu tự tay nhập những dòng dữ liệu đầu tiên vào phần mềm, trong bối cảnh một số tính năng còn lỗi, gây trở ngại và tâm lý ức chế khi sử dụng. Tuy nhiên, khi thấy những nhìn thấy hình thù của các báo cáo đang dần phản ánh rõ ràng và chính xác hơn bức tranh vận hành của doanh nghiệp, đó là một cảm giác khác, một cảm giác rất Yomost. Công ty thành viên của OCD là OOC sau này cũng sử dụng yếu tố dữ liệu/báo cáo như một điểm mạnh trong việc giới thiệu/demo xây dựng Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS đến với khách hàng.

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD